La to-do list est un outil indispensable pour gérer son temps et sa productivité au travail. Selon nos confrères de Capital, il ne suffit pas de mettre par écrit toutes les tâches qui vous attendent pour que cette liste se transforme en un outil utile. Une to-do list se construit, ce qui prend du temps mais permet d’en gagner ensuite.

La première étape pour créer une to-do list efficace consiste à lister tout ce que vous avez à faire, que ce soit important ou non. Il n’y a pas de petites tâches, toutes vous demanderont du temps et de l’énergie. Dans l’immédiat, les coucher toutes sur le papier (ou les lister sur une application) permet de vous libérer d’une charge mentale : votre cerveau n’a plus à s’en souvenir.

Ce qu'il faut retenir

  • Il est essentiel de lister toutes les tâches, quelle que soit leur importance.
  • Il faut préciser les deadlines pour chaque tâche.
  • Les objectifs généraux doivent être décomposés en projets concrets.
  • Chaque projet doit être divisé en étapes concrètes.
  • Il est crucial d’organiser sa semaine en fonction des objectifs et des contraintes.

La construction de la to-do list

Une fois que vous avez listé toutes vos tâches, il est temps de les organiser. D’après Capital, il faut préciser les deadlines pour chaque tâche. Cela permet de prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Les objectifs généraux doivent être décomposés en projets concrets. Par exemple, si votre objectif est de « Mise à jour des outils de communication », vous pouvez le décomposer en plusieurs projets concrets tels que « refonte site web », « publication nouvelle brochure », « création de goodies ».

Organisation de la semaine

A partir des éléments que vous avez rassemblés, vous pouvez organiser votre semaine. Il faut prendre en considération l’urgence ou non des tâches à accomplir, le temps qu’elles demandent et vos contraintes d’organisation (réunions déjà prévues, journées en présentiel/en télétravail, etc.).

Il est recommandé de ne prévoir que 3 à 5 tâches principales par jour. Il vous faut du temps et de l’énergie pour les mener à bien… et du temps pour les imprévus ! Listez-les dans l’ordre de priorité, en commençant par la tâche qui vous demandera le plus d’énergie ou de concentration.

Conseils pour une to-do list efficace

Optez pour une formulation précise, avec un verbe d’action. D’une part, cela permet de savoir exactement ce que vous avez à faire, d’autre part, cela permet de vérifier facilement si vous avez réalisé la tâche. Pensez à indiquer le temps que vous voulez y consacrer, en étant réaliste : rien ne sert de prévoir 30 minutes si vous savez que vous aurez besoin d’une heure.

Dès qu’une tâche est réalisée, rayez-la de votre to-do list. Voir concrètement le résultat de votre travail est source de motivation, et en fin de journée vous pourrez mesurer l’avancée de vos projets. Pensez à vous octroyer une pause au minimum entre chaque changement de tâche : le cerveau a besoin de temps de déconnexion pour reprendre des forces.

Et maintenant ?

Une fois que vous avez créé votre to-do list, il est temps de la mettre en œuvre. Il est essentiel de rester flexible et de pouvoir adapter votre liste en fonction des imprévus et des changements. En suivant ces conseils, vous pourrez créer une to-do list efficace qui vous aidera à booster votre productivité au travail.

En conclusion, la création d’une to-do list efficace nécessite de prendre le temps de lister toutes les tâches, de préciser les deadlines, de décomposer les objectifs généraux en projets concrets et d’organiser sa semaine en fonction des objectifs et des contraintes. En suivant ces conseils, vous pourrez créer une to-do list qui vous aidera à gérer votre temps et à booster votre productivité au travail.